Los 5 pasos esenciales para realizar la nómina por primera vez en tu empresa

La nómina es uno de los procesos más importantes y delicados de cualquier empresa, ya que implica el pago del salario a los empleados, así como el cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales. Si estás a cargo de hacer la nómina por primera vez, es normal que te sientas abrumado por la cantidad de datos y cálculos que debes manejar. Pero no te preocupes, en este artículo te mostraremos los pasos esenciales que debes seguir para realizar la nómina por primera vez de forma correcta y eficiente.

1.   Recopila la información necesaria.

Antes de empezar a hacer la nómina, debes tener a mano toda la información de tus empleados, como el nombre, el Documento de Identidad, el número de seguridad social, el tipo de contrato, la categoría profesional, el salario bruto, las horas trabajadas, las ausencias, los descuentos, etc. También debes conocer el convenio colectivo que se aplica a tu sector y las normas legales vigentes en materia de cotización y retención.

2.   Calcula el salario neto.

El salario neto es la cantidad que recibe el empleado después de deducir las cotizaciones a la seguridad social y el impuesto de la renta. Para calcularlo, debes aplicar los porcentajes correspondientes al salario bruto, teniendo en cuenta las bases de cotización y las tablas de retención. Puedes usar una calculadora online para facilitar este proceso.

3.   Emite las nóminas.

Una vez que hayas calculado el salario neto de cada empleado, debes emitir las nóminas con todos los datos requeridos: datos de la empresa y del trabajador, período de liquidación, devengos (salario base, complementos, horas extras, etc.), deducciones (cotizaciones y retenciones), y líquido a percibir. Puedes usar una plantilla o un software de nóminas para generarlas automáticamente.

4.   Realiza los pagos.

El siguiente paso es realizar el pago del salario neto a cada empleado mediante el método que hayas acordado con ellos: transferencia bancaria, cheque o efectivo. Debes entregarles una copia de la nómina junto con el comprobante del pago y conservar otra copia para tu archivo.

5.   Presenta las declaraciones.

Por último, debes presentar las declaraciones correspondientes a la seguridad social y a Hacienda por las cotizaciones y las retenciones realizadas. Para ello, debes rellenar los modelos oficiales y pagar las cuotas dentro de los plazos establecidos. Como recomendación, ahora puedes apoyarte con servicios de payroll, que con el apoyo de tecnología y su experiencia, hacen que tu nómina se ejecute de la forma más fácil y sin tanta complicación. Consulta acá un ejemplo, si quieres ahorrar tiempo y evitar errores, puedes optar por externalizar este servicio a una empresa especializada. ARCH Latam es una compañía que ofrece soluciones integrales para la gestión del talento humano, incluyendo el servicio de nómina, con el cual podrás delegar esta tarea a un equipo de expertos que se encargará de todo lo relacionado con tu nómina. No pierdas tiempo y asesórate con nosotros.

  Fuentes de información:

• Arzate, A. (2022, January 10). ¿Qué Es y Cómo Funciona el Staffing en México? IPS especialistas en RH en México y Houston. Retrieved August 11, 2023, from https://www.ips.com.mx/blog/que-es-y-como-funciona-el-staffing-en-mexico/
• Kenjo Blog. (n.d.). ¿Cómo hacer una nómina paso a paso? [+ plantilla gratis]. Kenjo Blog. Retrieved August 11, 2023, from https://blog.kenjo.io/es/como-hacer-una-nomina-paso-a-paso
• Rivera, Y. (n.d.). Cómo hacer una nómina paso a paso + [Plantilla]. Contia. Retrieved August 11, 2023, from https://contia.es/nomina/
• tugesto. (n.d.). Cómo hacer una nómina paso a paso. tugesto. Retrieved August 11, 2023, from https://tugesto.com/blog/como-hacer-una-nomina-paso-a-paso/